Tietosuojaseloste asiakasrekisteri

1. Rekisterin nimi

Salpakierto Oy:n asiakasrekisteri

2. Yleistä

Salpakierto Oy on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä Rekisteri) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käsittelemme ja keräämme henkilötietoja, ja kuinka varmistamme, että laissa asetetut edellytykset henkilötietojen turvalliselle käsittelylle ja henkilöiden yksityisyyden suojalle täyttyvät.

Seuraamme tietosuojalainsäädännön muutoksia ja haluamme kehittää liiketoimintaamme jatkuvasti. Siksi pidätämme oikeuden muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 27.5.2024.

3. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Salpakierto Oy
Osoite: Sapelikatu 7, 15160 Lahti
Y-tunnus: 0937458-6
Sähköpostiosoite: tietosuoja@salpakierto.fi

4. Kenen henkilötietoja keräämme?

Rekisterissämme käsittelemme asiakkaidemme ja yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja.5. Mitä henkilötietoja keräämme?

Rekisteröidyiltä tallennetaan seuraavat tiedot:

•  asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilö- tai y-tunnus
• mahdolliset yhteyshenkilöt (mm. asioidenhoitaja, isännöitsijä) ja heidän nimensä, osoitteensa sekä sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa
• asiakkaan / maksajan laskutustiedot, maksutilannetiedot
• palvelun kohteena olevan kiinteistön nimi- ja osoitetiedot, pysyvä rakennustunnus, kiinteistötunnus, rakennuksen käyttötarkoitus, käytössä olotilanne, huoneistojen lukumäärä, viranomaispäätösten tiedot sekä näihin liittyen mahdolliset lisätiedot
• sopimustiedot sekä vanhan laskutusperusteen tiedot

6. Mistä lähteistä tietoja kerätään?

Rekisteriin kuuluvia henkilötietoja saamme seuraavista lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. kuljetussopimuksen solmimisen yhteydessä saadut henkilötiedot, yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta) sekä asiakkaan edustaman yrityksen ja Salpakierron välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja asiakkaistamme Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai heidän palveluistaan (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, omistajakuntien kiinteistörekisteri, postin osoitepalvelu sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).

7. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista laillisista perusteista:

• Välillämme solmittu sopimus,
• Salpakiertoa velvoittavat lainsäädäntö,
• Antamasi suostumus,
• Salpakierron oikeutettu etu

Käsittelemme henkilötietoja sopimuksen täytäntöönpanoa varten; jätehuollon perusmaksun täytäntöönpanoa varten; toimittaaksemme asiakastyytyväisyyskyselyjä, tilastointia ja raportointia varten; asiakaspalvelun tarjoamiseksi ja kehittämiseksi sekä liiketoiminnan ja palvelun kehittämiseksi.

Emme jatkokäsittele henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa, jos siihen on tarve tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Voimme myös toimittaa tietojasi viranomaisille, mikäli lainsäädäntö velvoittaa meitä luovuttamaan tiedot, jos se on tarpeen esimerkiksi petoksen tai muun laittoman toimen ehkäisemiseksi tai tutkimiseksi. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös muille tahoille toimivaltaisen tuomioistuimen määräyksestä. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä liiketoiminnan ostajalle tai muulle yritysjärjestelyyn liittyvälle relevantille taholle.

Tietoja siirtäessä huolehdimme tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

9. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Asiakkuuksissa henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Tarpeellisilta osin tietoja voidaan säilyttää myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

11. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamista sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on aina myös oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

• Manuaalista aineistoa säilytetään lukkojen takana.
• Digitaalisesti käsiteltävien henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.
• Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla.
• Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
• Henkilötietoihin pääsy on rajattu käyttöoikeuksin siten, että tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
• Henkilökunta on koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus.
• Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
• Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.

13. Yhteydenotot

Voit tehdä kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tietosuoja@salpakierto.fi.